Po pierwszym roku na 62 posiedzenia Komisji Rady Miejskiej w Ostródzie w kadencji 2024-2029 (od maja 2024 roku do kwietnia 2025 roku), zaledwie 15 posiedzeń było transmitowanych w Internecie (24%).
Przez 12 miesięcy poprzedniej kadencji odbyło się 55 posiedzeń komisji, a transmitowano 30 posiedzeń (55%). Jeśli przyjrzymy się innym okresom z poprzedniej kadencji, to procentowy udział transmisji obrad komisji sięgał nawet blisko 70%. Trudno jednoznacznie stwierdzić, skąd bierze się ten spadek ilości transmisji z obrad komisji. Z całą pewnością można jednak stwierdzić, że nie sprzyja to jawności i rozliczalności z podejmowanych przez radnych decyzji. Muszę tu przypomnieć, że już na drugiej sesji nowej kadencji radni przegłosowali podniesienie wysokości diet. Szkoda, że z tą podwyżką nie podniósł się standard transparentności pracy miejskich radnych. W Biuletynie Informacji Publicznej nie ma żadnego protokołu z prac komisji obecnej kadencji, choć żaden przepis nie zabrania ich publikacji.
Co o nagrywaniu komisji mówi Statut Miasta Ostróda?
§ 69
1. Posiedzenia komisji mogą być transmitowane na żywo za pośrednictwem strony internetowej Urzędu Miejskiego i utrwalane za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk. Nagrania są niezwłocznie udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Miejskiej Ostróda i na stronie internetowej Miasta.
2. Zapis audio-wizualny z nagrań z posiedzeń komisji jest archiwizowany i dostępny w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Miejskiej Ostróda niezwłocznie.
3. Wyłączenie rejestracji posiedzeń komisji występuje w przypadkach przewidzianych w ustawach na wniosek Przewodniczącego Komisji w uzgodnieniu z członkami komisji.
Słowo klucz „mogą”.
Potknięcie na starcie
„O posiedzeniu komisji zawiadamia się wszystkich Radnych na 7 dni przed terminem w sposób zwyczajowo przyjęty.” – Statut Miasta Ostróda.
Choć różne rzeczy już się pojawiały w samorządzie, to ogłoszenie o posiedzeniu komisji zamieszczone w BIP 1 godzinę i 46 minut po jej rozpoczęciu, to jednak nowość. Mowa o posiedzeniu komisji w dniu 27 maja 2024 r., o godz. 09:00 (Komisja Kultury, Turystyki i Ochrony Środowiska). To posiedzenie nie było też transmitowane. Postanowiłem zapytać, co jest przyczyną takiego stanu rzeczy.
Pierwsze pytanie wysłałem 4 czerwca do przewodniczącej komisji Anny Rutkiewicz. Niestety do dziś nie otrzymałem żadnej odpowiedzi na pytanie wysłane na adres email radnej. Czy był to odosobniony przypadek, a może raczej wstęp do regularnego braku transmisji komisji? Postanowiłem poczekać i sprawdzić.
Komunikacja z radnymi
18 września wysłałem pytania do wszystkich przewodniczących komisji. „Proszę o wyjaśnienie przyczyny braku transmisji z obrad komisji. Czy kolejne obrady będą rejestrowane i transmitowane, a następnie udostępnione w Internecie?” Dodatkowo w korespondencji wskazałem, z których komisji nie było nagrań. Zapytanie skierowałam do następujących radnych (przewodniczący komisji):
- Komisja Rewizyjna - Dariusz Struk
- Komisja Skarg, Wniosków i Petycji - Grzegorz Wróbel
- Komisja Rozwoju, Budżetu i Gospodarki Komunalnej - Ryszard Kowalski
- Komisja Oświaty i Sportu - Dariusz Bujak
- Komisja Kultury, Turystyki i Ochrony Środowiska - Anna Rutkiewicz
- Komisja Spraw Społecznych, Rodziny i Osób z Niepełnosprawnościami - Stanisław Orzechowski
Odpowiedź otrzymałem od trzech przewodniczących.
Dariusz Bujak
Jak Pan zapewne wie nagrywanie posiedzeń komisji zależy od decyzji przewodniczącego. Nie podjęte zostały takie decyzje raz z tego powodu, że na sesji odbywają się ponownie dyskusje a dwa, że wymagane w transmisji napisy generują dodatkowe koszty. Decyzja o nagrywaniu i transmisji jest podejmowana każdorazowo przed rozpoczęciem obrad komisji po konsultacji z jej członkami.
Ryszard Kowalski
Odpowiadając na Pana pytanie o brak transmisji internetowej z obrad Komisji Rozwoju, Budżetu i Gospodarki Komunalnej, które odbyły się w dniach 20.06.2024r. oraz 22.08.2024r. informuję, że decyzje na temat przeprowadzenia transmisji były podejmowane przed każdym z wymienionych posiedzeń, po zasięgnięciu opinii wszystkich członków komisji. Również w przyszłości członkowie komisji będą decydowali o tym, czy przedmiot prac komisji wymaga przeprowadzenia transmisji w portalu e-sesja. Jednocześnie pragnę zauważyć, że wszystkie posiedzenia komisji są jawne, może w nich uczestniczyć każdy zainteresowany, a protokoły z obrad stanowią informację publiczną.
Stanisław Orzechowski
Dziękuję za kontakt i zainteresowanie pracami komisji, której mam zaszczyt przewodniczyć. Komisja z dnia 5 czerwca odbywała się w siedzibie MOPS w Ostródzie jako komisja "wyjazdowa", dlatego też nie była transmitowana ze względu na brak możliwości technicznych (brak dostępu do stabilnych łączy internetowych). Pozostałe posiedzenia Komisji są na bieżąco transmitowane, nagrywane i udostępniane i w przypadku braku przeciwwskazań technicznych tradycja ta będzie podtrzymywana, ponieważ uważam, że mieszkańcy Ostródy mają prawo do transparentności działania organów publicznych.
Przewodniczący komisji Dariusz Struk, Grzegorz Wróbel, Anna Rutkiewicz do dziś nie przesłali odpowiedzi na moje pytania.
Od maja 2024 roku do końca kwietnia 2025 roku odbyły się 62 posiedzenia komisji, a tylko 15 było transmitowanych. Dostępne są tylko nagrania trzech komisji. Komisja Kultury, Turystyki i Ochrony Środowiska (4 transmisje), Komisja Spraw Społecznych, Rodziny i Osób z Niepełnosprawnościami (9 transmisji) oraz Komisja Rozwoju, Budżetu i Gospodarki Komunalnej (2 transmisje).
Podczas sierpniowej sesji poruszono temat nagrywania komisji. Temat rozpoczął się od słów radnego Ryszarda Kowalskiego, który powiedział, że:
„Na komisjach wszystko możemy się dowiedzieć, nie ma problemu, dlatego żeby tu już nie zajmować czasu, warto byłoby, żeby już, jeżeli przychodzą materiały, żeby już przedstawić zarówno sprawozdanie, że na komisjach każdy będzie mógł się po prostu zapytać. (..), żeby było i żeby na komisjach zadać pytanie, dogłębnie możemy sobie posiedzieć dwie, trzy godziny, cztery nie ma problemu.”
Odniósł się do tego Radny Sebastian Radzimiński -
„ja się zgadzam z tym, co powiedział pan radny Kowalski, że możliwie najwięcej powinniśmy omawiać na komisjach, ale w związku z tym, że też wielu mieszkańców interesuje nasza praca, to zwróciłbym tylko uwagę z prośbą, może, że więcej, żeby nie powiedzieć, wszystkie komisje powinny być transmitowane, to też zapewni transparentność naszych działań”.
Swoje zdanie w tym temacie przedstawił też przewodniczący rady Adrian Godlewski -
Jeśli chodzi o transmisję komisji, to jest tak, że każdorazowo o transmitowaniu komisji decydują przewodniczący komisji. Takie rozwiązanie funkcjonuje u nas już od wielu lat i myślę, że no to jest kwestia po prostu tego, jak lepiej się pracuje danej komisji nie zmieniajmy tego. To znaczy, oczywiście ja jestem też za tym, żeby komisje, przynajmniej jedna komisja przed sesyjna była transmitowana, żeby mieszkańcy mogli dowiedzieć się więcej na temat tego, co by było, co będzie na sesji. Natomiast trzeba pamiętać też, że każdorazowo transmisja każdej komisji wiąże się z kosztami. Także myślę, że ten temat będziemy jeszcze omawiać, jeżeli będziemy opracowywać regulamin funkcjonowania naszej rady, a myślę, że takie coś by nam się też przydało. Te kwestie również tam zostałyby poruszone, no razie jest tak, że decydują przewodniczący.
Wypowiedź przewodniczącego jest zbieżna w jednej kwestii z wypowiedzią, której udzielił przewodniczący Dariusz Bujak - „wymagane w transmisji napisy generują dodatkowe koszty”. Zaciekawiło mnie takie uzasadnienie, więc wysłałem kolejny wniosek o informację publiczną. Zapytałem o koszty utrzymania systemu e-sesja i koszty generowania napisów. W odpowiedzi z 8 października można przeczytać:
Łączny roczny koszt utrzymania systemu e-Sesja to 8586 zł netto / 10 560,78 zł brutto na podstawie umowy zawartej z producentem oprogramowania. W skład umowy wchodzi: wsparcie techniczne systemu, dostęp do serwera transmisji oraz archiwizację nagrań, pakiety kredytów SMS do wysyłki wiadomości SMS. Dodatkowym kosztem jest przygotowanie napisów do nagrań w celu ich dostosowania do wymogów Ustawy o dostępności cyfrowej. Koszt zależy od ilości i długości nagrań Sesji oraz Komisji. Koszt pakietu (jednej godziny) przetworzenia nagrania 29 zł netto / 35,67 zł brutto.
Celem uzupełnienia informacji w styczniu 2025 roku ponownie wysłałem wniosek o koszty za 2024 rok.
Roczny koszt utrzymania systemu eSesja to 10 560,78 zł brutto. Składa się na to:
- Udzielenie przez Wykonawcę wsparcia technicznego dla systemu eSesja, dla systemu transmisji obrad oraz utrzymania danych na serwerach wykonawcy, na okres od dnia 01.01.2024 do dnia 31.12.2024 roku - 3062,70 zł brutto.
- Usługę obsługi transmisji on-line obrad i archiwizacji nagrań na serwerach Wykonawcy zlokalizowanych na terytorium Polski, na okres od dnia 01.01.2024 do dnia 31.12.2024 roku - 6206,58 zł brutto.
- Zakup pakietu 5000 kredytów do wysyłania wiadomości SMS z systemu eSesja - 1291,50 zł brutto.
Koszt nie zależy od ilości przeprowadzonych transmisji. Urząd nie ponosi kosztów nagrania transmisji. Robi to wyznaczony pracownik Urzędu. Każde nagranie przetworzone przez aplikację enapisy.pl rozliczane jest w pakietach 30 minutowych (za każde rozpoczęte 30 minut). Jedna godzina nagrania równa jest dwóm pakietom. W 2024 roku przeprowadzono 38 transmisji. Łączny czas nagrań to: 88 godzin 08 minut 21 sekund. Koszt wykonania napisów: 3531,33 zł brutto.
Odpowiedź jednoznacznie wskazuje, że koszty napisów nie stanowią realnego problemu dla samorządu, który dysponuje ponad 200 milionowym budżetem. Uzależnienie transmisji od przedmiotu prac komisji też jest nieco niezrozumiałe. Szkoda, że przewodniczący Ryszard Kowalski nie wskazał katalogu spraw jego komisji, które podlegają transmisji.
Protokół vs. nagranie
Regularnie odpytuję urząd o protokoły. Ich analiza wskazuje, że na komisjach nie poruszono zbyt często tematu transmisji obrad komisji. W protokołach nie ma śladu po dyskusji o ich transmisji i głosowaniu na ten temat. Choć nieoficjalnie wiem, że takie głosowania się odbywały, to formalnie nie ma po nich śladu w protokołach. To pozwala zadać inne pytanie - czego jeszcze nie ma w protokołach?
W protokole Komisji Kultury, Turystyki i Ochrony Środowiska z dnia 27 maja 2024 r. czytamy: , iż komisja zdecydowała, że kolejne posiedzenia będą nagrywane za pośrednictwem systemu e-sesja. Czas pokazał, że nie udało się wykonać w 100% tego założenia.
W niektórych protokołach nie ma dat posiedzeń, w wielu nie ma godziny rozpoczęcie posiedzenia. Tylko w jednym protokole znalazłem godzinę zakończenia posiedzenia komisji. Na mój wniosek o informację publiczną zawierający pytania o godziny zakończenia posiedzeń wskazanych komisji otrzymałem odpowiedz: „Protokoły Komisji nie zawierają w swojej treści godziny zakończenia”.
Z większości protokołów nie dowiemy się o szczegółach poruszanych na komisji tematów. To kolejny mocny argument za tym, by jednak obrady wszystkich komisji transmitować. W publikacjach na temat transmisji obrad innych rad gmin, które można znaleźć w internacie, można przeczytać o odwrotnym trendzie w samorządach. Samorządy niekiedy pomijają tworzenie protokołów właśnie ze względu na to, że jest dostępne całościowe nagranie prac komisji. Nie bez znaczenia jest też argument, że nagrania prac komisji pomogą samym radnym w zapoznaniu się z tematyką prac komisji, w których akurat nie uczestniczyli. Zakończy to raz na zawsze pojawiające się na sesjach prośby radnych o przedstawienie tematu, ponieważ nie byli na komisji.